¿Qué son los sistemas EDI?

Los sistemas EDI (intercambio electrónico de datos) son herramientas que ayudan a las empresas a intercambiar datos e información con sus socios comerciales de manera estandarizada, estructurada y digital. Estos datos pueden ser documentos como órdenes de compra, solicitudes de presupuesto (RFQ), propuestas, recibos o facturas. Cada tipo de documento se adapta a un estándar de diseño y contenido para mostrar la información de manera fácil y comprensible para todas las partes involucradas.

Ventajas de los sistemas EDI

Los sistemas EDI conectan a las empresas transfiriendo automáticamente datos estructurados sin necesidad de intervención manual. A continuación se muestran las principales ventajas de este software:

• Optimizar los procesos: los sistemas EDI automatizan el proceso de intercambio de documentos entre los principales actores, lo que facilita un envío y procesamiento de la información más rápidos. Así se ahorra el valioso tiempo empleado en la auditoría y transmisión manual de documentos.
• Mejorar el flujo de información: el envío y recepción de datos en un formato estructurado acaba con la introducción manual, las imprecisiones en los datos y la pérdida/daños en los documentos. Un adecuado flujo de información ayuda a las empresas a ejecutar sus procesos de manera fluida y cumplir sus plazos de trabajo.
• Ahorrar costes: todas las transacciones se realizan de manera electrónica en el software, lo que elimina los costes de impresión, archivo, reproducción, almacenamiento, cumplimentación y envío. Los sistemas EDI ahorran a las empresas las cuantiosas multas a las que podrían enfrentarse en caso de perder documentos importantes. También evitan cualquier disputa que pueda surgir entre los socios debido a escrituras ilegibles.

Funciones comunes de los sistemas EDI

• Emplear capacidades AS2: transportar datos por Internet entre dos servidores usando certificados digitales y técnicas de cifrado para protegerlos.
• Traducir formatos de datos: convertir los formatos EDI codificados en formatos editables para los usuarios.
• Enviar mensajes en múltiples formatos: comunicar mensajes en múltiples formatos, incluidos estándares específicos de sectores como EDIFACT, HL7 y X12.
• Alertar/notificar: establecer alertas para actividades e hitos clave y recibir notificaciones al instante por correo electrónico o mensaje de texto.
• Ofrecer compatibilidad con bases de datos: permitir la transferencia y extracción de datos en bases de datos de diversos tipos, como MySQL y Oracle.
• Archivar documentos: comprimir y almacenar los documentos poco usados en un repositorio para su consulta futura.
• Gestionar excepciones: crear flujos de trabajo basados en reglas para gestionar transacciones EDI no conformes.
• Integrar soluciones de de terceros: conectar la aplicación con herramientas de terceros existentes para mejorar el intercambio de datos.

Consideraciones a la hora de comprar sistemas EDI

• EDI interno o externalizado: los sistemas EDI pueden resultar costosos para algunas pequeñas y medianas empresas, ya que para su correcto funcionamiento es necesario contar con personal de TI dedicado. El EDI gestionado, o externalizado, es un nuevo concepto emergente en este espacio. Los proveedores de servicios EDI gestionados cobran una tarifa básica inicial y un precio basado en el número de documentos a compartir. Este modelo es adecuado para pequeñas empresas que comparten unos pocos documentos cada día. Evalúa tus necesidades de EDI tanto actuales como futuras antes de decidir si deseas externalizar el servicio a un tercero.
• Nivel de integración: los sistemas EDI deben interactuar con otro software para importar y exportar datos. Asegúrate de que la solución elegida puede integrarse con los sistemas de tu empresa y los de tus socios comerciales. El software que elijas también debe ser flexible para poder integrarse con las aplicaciones que uses en el futuro.
• Estándares de datos de seguridad: los sistemas EDI se usan ampliamente para transferir documentos sensibles entre empresas. Por ello, es de vital importancia que evalúes los estándares de seguridad del proveedor. Asegúrate de que el software se adhiere a los más recientes estándares de seguridad y cifra los datos tanto en tránsito como en reposo.

Tendencias relevantes en sistemas EDI

• Los sectores sanitario y logístico lideran la implementación de EDI: Wayne Marshall, vicepresidente de servicios profesionales e ISO de EDI Staffing, afirma que los EDI han llegado para quedarse. Según Marshall, el EDI sigue creciendo 40 años después de su lanzamiento y prevalecerá en los sectores logístico y sanitario. Es de esperar que el mercado de EDI continúe creciendo a lo largo de los próximos años.
• La demanda de EDI crece entre las pequeñas empresas: hasta hace unos pocos años, las pequeñas empresas asumían una gran carga al tener que implementar costosas herramientas EDI para satisfacer los requisitos de sus socios comerciales. Sin embargo, con los sistemas EDI basados en SaaS, las pequeñas y medianas empresas pueden resolver sus necesidades de intercambio de datos de manera asequible. Este tipo de software no solo es económico, sino que también ofrece diversas ventajas, como una menor inversión en infraestructura y un respaldo ininterrumpido de los datos. Tras migrar su solución EDI local a un modelo SaaS, las empresas afirman disfrutar de una reducción en los costes y de mayor calidad y fiabilidad en el intercambio de datos.