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Software de gestión del flujo de trabajo (workflow)

Los software de gestión del flujo de trabajo coordinan el flujo de trabajo y garantizan una implementación correcta de los cambios. Los software de workflow ofrecen un entorno colaborativo que permite a las empresas supervisar y evaluar fácilmente sus procesos. Las organizaciones usan sistemas de gestión del flujo de trabajo para coordinar su entorno empresarial, facilitar acceso instantáneo a datos precisos y actualizados sobre proyectos y rendimiento, programar y sincronizar cambios y probar la efectividad de las estrategias empresariales. Algunas categorías relacionadas con el software de gestión del flujo de trabajo (workflow) incluyen el software para administración de procesos empresariales, las herramientas de gestión de requisitos y el software de gestión de proyectos.

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MaintainX es un software móvil de digitalización de procedimientos y flujos de trabajo que permite a los equipos de primera línea saber lo que necesitan hacer y cómo hacerlo. Digitaliza documentos como: - Procedimientos de seguridad - Listas de verificación ambientales - Creación de informes de herramientas y calibración - Procedimientos de mantenimiento - Flujos de trabajo de auditoría/inspección - Listas de verificación de formación Ayuda a los gerentes a operar de forma más eficiente ofreciendo información empresarial de campo en tiempo real. Descubre más sobre MaintainX

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Simple o complejo: sea cual fuere el nivel de complejidad de un proceso, todos deben poder trabajar con dicho proceso. Sensus BPM Online se desarrolla con una sola cosa en mente: la simplicidad. Independientemente de lo que el proceso comercial describa, todos deben poder trabajar con dicho proceso. Ya sea que describas ciertos métodos de trabajo o desees asignar tareas y responsabilidades, Sensus BPM Online brindará información rápida a tus empleados. Descubre más sobre Sensus BPM Online

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Una herramienta de colaboración visual que crea una perspectiva compartida para tu equipo en cualquier proyecto de una manera divertida, flexible y gratificante.
Desde ventas y marketing hasta Recursos Humanos y operaciones, los equipos pueden diseñar y personalizar Trello para que se ajuste a sus necesidades y estilos de trabajo únicos. Y con más de más de 100 integraciones con otras herramientas clave como Google Drive, Slack, Jira y más, Trello es un centro de proyectos vivos e inspiradores de colaboración entre equipos, sin importar dónde deba realizarte tu trabajo. Trello brinda alegría al trabajo en equipo haciéndolo transparente y fácilmente compartible en juntas y equipos. Descubre más sobre Trello

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Con la confianza de millones, Basecamp pone todo lo que necesitas para realizar tu trabajo en un solo lugar.
El chat grupal por sí solo no es suficiente. Basecamp combina *todas* las herramientas que los equipos necesitan juntas en un solo lugar: tableros de mensajes, horarios, listas de tareas, chat grupal, almacenamiento de documentos y archivos y más. En lugar de cosas dispersas por todas partes, todo en lo que estás trabajando estará en un lugar organizado y optimizado. Todos sabrán qué hacer. Nada se escapará de tus manos. Siempre sabrás exactamente qué está pasando. Descubre más sobre Basecamp

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JIRA es la herramienta de gestión de flujo de trabajo para equipos que planifican y generan productos excelentes. Millones de equipos eligen JIRA para capturar y organizar problemas, asignar trabajo y dar seguimiento a la actividad del equipo. En tu escritorio o sobre la marcha con la nueva interfaz móvil, JIRA ayuda al equipo a hacer el trabajo. Descubre más sobre Jira

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Asana es la forma más fácil de organizar el trabajo de tu equipo. Descubre por qué más de 11 000 clientes puntúan Asana con un 4,5/5.
Asana es una herramienta de gestión de flujo de trabajo que ayuda a los equipos a organizar todo su trabajo, desde tareas diarias hasta iniciativas estratégicas. Asana permite conectar el trabajo y reunir a los equipos en un solo lugar. Organízate con listas, tableros, calendarios o diagramas de Gantt, como prefieras. Haz como más de 135 000 organizaciones de pago y millones de equipos en 190 países y únete a Asana para trabajar más y mejor. Puedes empezar a usar Asana en escasos minutos. Descubre más sobre Asana

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Zoho CRM otorga a las organizaciones una solución completa de gestión del ciclo de vida de las relaciones con los clientes.
Zoho CRM brinda a las organizaciones de pequeñas a grandes una solución completa de gestión del ciclo de vida de las relaciones con los clientes para gestionar ventas, marketing, asistencia al cliente y servicios y gestión de inventarios, todo en un solo sistema de negocios y en toda la organización. Descubre más sobre Zoho CRM

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Crea tu flujo de trabajo en cuestión de minutos con monday.com, un galardonado software sin código diseñado para ayudar a los equipos a colaborar mejor.
Crea tu flujo de trabajo en cuestión de minutos con monday.com, un galardonado software diseñado para ayudar a los equipos a colaborar mejor. Las automatizaciones sin código te permiten poner el flujo de trabajo de tu equipo en piloto automático para que todos puedan concentrarse en el trabajo importante. Mientras tanto, las alertas personalizadas, actualizaciones automáticas de estado y flujos de proyectos mantendrán a tu equipo alineado con las prioridades para que nunca incumplas los plazos. Comienza a trabajar de inmediato con una de las distintas plantillas de flujo de trabajo prediseñadas. Descubre más sobre monday.com

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ClickUp es el futuro del trabajo: una aplicación que reemplaza a muchas otras. ClickUp es una destacada aplicación de productividad de rápido crecimiento en 2020.
ClickUp es una aplicación que reemplazará a todas las demás. Es el futuro del trabajo: donde cada persona puede trabajar en diferentes cosas. Más que solo gestión de tareas: ClickUp ofrece documentos, recordatorios, objetivos, calendarios, planificación de horarios e incluso una bandeja de entrada. Totalmente personalizable, ClickUp funciona para todos los tipos de equipo, así que todos los equipos pueden usar la misma aplicación para planificar, organizar y colaborar. Descubre más sobre ClickUp

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Smartsheet es una plataforma de ejecución de trabajo en línea que permite a organizaciones de todos los tamaños planificar, administrar, automatizar e informar sobre el trabajo.
Smartsheet es una plataforma de ejecución de trabajos en línea que permite la gestión de proyectos y colaboración en tareas que está redefiniendo cómo funcionan los equipos. Su interfaz fácil de usar, junto con el uso compartido de archivos, diagramas de Gantt, vista Kanban y funciones de automatización del trabajo, la han ayudado a convertirse rápidamente en una aplicación de negocios favorita para la productividad. * Aplicación del año de Google Marketplace 2015 * Aplicación del año de Microsoft O365 2015 * Cool Vendor 2015 de Gartner: gestión de proyectos y cartera Descubre más sobre Smartsheet

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Microsoft Visio es una solución de diagramación que ayuda a visualizar flujos de procesos empresariales conectados con datos, impulsar el trabajo con equipos remotos y mucho más.
Microsoft Visio es una solución de diagramación con una robusta biblioteca de plantillas y formas, capacidades de conectividad de datos y herramientas de colaboración integradas para capacitar a los trabajadores remotos y equipos en cualquier lugar. Crea visualizaciones impactantes al utilizar los archivos para principiantes y las formas proporcionadas. ¿Necesitas trabajar en colaboración? Edita diagramas almacenados online simultáneamente con colegas a través de un navegador web para trabajar con otras personas en cualquier lugar, de forma segura y sin esfuerzo. Incluso puedes conectar diagramas a datos en tiempo real para tomar decisiones rápidamente. Descubre más sobre Visio

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Zapier es una automatización para personas ocupadas. Mueve la información entre tus aplicaciones web automáticamente, para que puedas concentrarte en tu trabajo más importante.
Zapier te ofrece superpoderes de Internet para integrar y automatizar las aplicaciones web que utilizas, desde Asana hasta Zoho CRM. Descubre más sobre Zapier

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Wrike es un software de gestión de flujos de trabajo con flujos personalizados, diagramas de Gantt, tablas Kanban, aprobaciones, etc.
Wrike es un software de gestión del trabajo usado por más de 20 000 empresas. Optimiza la gestión de documentos con almacenamiento de archivos contextual y en la nube. Comparte documentos con tareas y formularios, acorta ciclos de aprobación con revisiones visuales y etiqueta rápido a tus compañeros para cualquier archivo. Agiliza entregas con más de 400 integraciones de Wrike, incluido otro software de gestión de documentos. Acceso rápido a documentos, actualizaciones y debates sobre tareas. Descubre más sobre Wrike

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Solución de gestión de proyectos local y basada en la nube que permite a empresas de todos los tamaños gestionar notas, tareas, proyectos, bases de datos y más.
Notion es un espacio de trabajo todo en uno para notas, gestión de proyectos, documentos y colaboración. Decenas de miles de equipos y empresas de todo el mundo lo utilizan para mantener a sus empleados informados y trabajar juntos en un solo lugar. Al reunir todo el trabajo y el conocimiento en un mismo sitio y hacerlo altamente personalizable, Notion garantiza el enfoque y la transparencia, al tiempo que consolida las herramientas, ahorra tiempo e impulsa una mayor productividad para equipos de todos los tamaños. Descubre más sobre Notion

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Esta aplicación de diagramación en línea facilita la creación y el intercambio de diagramas profesionales.
Esta aplicación de diagramación en línea facilita la creación y el intercambio de diagramas profesionales. Desde el diseño del sistema hasta la lluvia de ideas y la gestión de proyectos, cubre todas las necesidades de comunicación y colaboración. Es por eso que millones de usuarios eligen Lucidchart. Descubre más sobre Lucidchart

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Airtable es la base de datos que cualquiera puede usar con una hermosa interfaz de hoja de cálculo.
Airtable es la base de datos relacional para el resto de nosotros. Con una interfaz tipo hoja de cálculo que cualquier persona puede usar, colaboración en tiempo real y funciones avanzadas, como archivos adjuntos y creación de informes, Airtable es la base de datos moderna más fácil de usar. Descubre más sobre Airtable

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Jotform, el generador de formularios más fácil, ayuda a crear formularios en línea y recopilar datos, todo ello sin necesidad de escribir una sola línea de código.
Jotform, el generador de formularios más fácil, te ayuda a crear formularios en línea. Jotform Cards es una de las 2 opciones disponibles en Jotform, una herramienta de creación de formularios en línea. Mientras que los formularios clásicos presentan preguntas, todas en una página, los formularios creados con las tarjetas JotForm formulan preguntas de una en una. Jotform Cards está optimizado para aumentar las conversiones y está diseñado para mantener la atención de los clientes con funciones dinámicas e interactivas, que incluyen controles deslizantes de emojis, barras de progreso, microanimaciones entre otros. Descubre más sobre Jotform

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Cloud Platform es un conjunto de servicios modulares basados en la nube que te permiten crear desde sitios web simples hasta aplicaciones complejas.
Google Cloud Platform es un conjunto de servicios modulares basados en la nube que permite crear desde sitios web simples hasta aplicaciones complejas. Los nuevos clientes obtienen 300 $ en créditos gratuitos para explorar y realizar una evaluación completa de Google Cloud. No se te cobrará hasta que decidas mejorar el software. Google Cloud Platform ofrece una plataforma modular que proporciona servicios de creación y escala a empresas de cualquier tamaño y sector. Además del almacenamiento en la nube y los almacenes de datos escalables con aprendizaje automático incorporado, Google Cloud Platform proporciona bases de datos relacionales y no relacionales para transacciones, consultas complejas, transmisión, sincronización offline y más. También está disponible un conjunto de herramientas de almacenamiento de documentos y datos, cumplimiento de claves de seguridad, creación de aplicaciones, gestión de API, IA y aprendizaje automático. Descubre más sobre Google Cloud

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Miro es una de las principales plataformas de pizarra compartida para equipos de cualquier tamaño. Cuenta con más de 30 millones de usuarios en todo el mundo. Crea una forma sencilla de administrar el proceso e iterar más rápido sin restricciones. Colabora y mantén a todos en el equipo alineados e informados, organiza tu flujo de trabajo online, supervisa el progreso y mantén a todo el equipo en la misma sintonía. Explora más de 250 plantillas y marcos interactivos para comenzar a colaborar rápidamente con tu equipo. Descubre más sobre Miro

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Una destacada solución de gestión del trabajo colaborativo que ayuda a las organizaciones a agilizar y automatizar los procesos para acelerar la comercialización.
Adobe Workfront es una solución colaborativa de gestión del trabajo que aborda los desafíos de los equipos desconectados, las herramientas aisladas y el ritmo incesante del trabajo empresarial. Workfront conecta a la empresa al integrar personas, datos y procesos con la automatización. Ya sea a través de plantillas de proyectos, flujos de trabajo de revisión y aprobación optimizados, integraciones sin código o automatizaciones de procesos, Workfront proporciona las herramientas que las empresas necesitan para mejorar el flujo de trabajo y acelerar la velocidad de comercialización. Descubre más sobre Adobe Workfront

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Guía de Compra de Software de gestión del flujo de trabajo (workflow)

¿Qué es el software de gestión del flujo de trabajo (workflow)?

El software de gestión del flujo de trabajo (workflow) es una herramienta que coordina el flujo de tareas diarias en el entorno laboral y asegura una correcta implementación de los procesos de la empresa. Estos sistemas dotan a los usuarios de un entorno colaborativo en el que pueden supervisar y evaluar fácilmente sus procesos.

Los sistemas de gestión del flujo de trabajo (workflow) ayudan a las empresas a:

  • Coordinar múltiples proyectos y miembros del equipo.
  • Mantener datos precisos y actualizados sobre proyectos y rendimiento.
  • Sincronizar modificaciones en múltiples calendarios (como Outlook, Google Calendar o iCal).
  • Probar la efectividad de las estrategias de negocio.

¿Cuáles son las ventajas del software de gestión del flujo de trabajo (workflow)?

Las ventajas del software de gestión del flujo de trabajo son:

  • Gestionar las aprobaciones de manera eficiente: en el actual entorno colaborativo de las empresas, la gestión de aprobaciones es necesaria en casi todos los procesos. Así, las demoras en el proceso de aprobación provocan retrasos en el proceso general y una reducción de la eficiencia. El software de gestión del flujo de trabajo (workflow) automatiza distintas etapas del proceso de aprobación permitiendo a los usuarios enviar solicitudes de aprobación, asignar encargados y fijar plazos. Cuando se crean las solicitudes de aprobación, el sistema envía automáticamente notificaciones por correo electrónico a las personas responsables.
  • Colaborar en procesos eficazmente: la mayoría de procesos laborales implican colaboración, ya sea de todo el equipo, entre distintos departamentos o incluso con otras organizaciones. La gestión manual de estos procesos colaborativos, que emplean múltiples métodos, es ardua y laboriosa. Los sistemas de gestión del flujo de trabajo (workflow) ayudan al usuario a diseñar, personalizar y supervisar sus procesos colaborativos con ayuda de formularios personalizados, flujos de proceso, portales para el procesamiento de solicitudes de cambios y gestión de aprobaciones.
  • Mejorar la visibilidad del rendimiento del equipo: el software de gestión del flujo de trabajo (workflow) sirve como ubicación centralizada para almacenar los datos relacionados con los procesos, como tareas en curso, aprobaciones pendientes y completadas y tareas finalizadas. Con esta información, los sistemas de gestión del flujo de trabajo (workflow) pueden crear informes sobre el rendimiento de los procesos en la empresa. Los gerentes también pueden implementar KPI para los miembros de su equipo y evaluar a los empleados a partir de atributos predefinidos, como puntualidad y eficiencia.

¿Cuáles son las funciones más comunes del software de gestión del flujo de trabajo (workflow)?

Las funciones más comunes del software de workflow son:

  • Automatizar los procesos empresariales: diseñar flujos de trabajo de procesos mediante una interfaz de tipo arrastrar y soltar. Los usuarios pueden añadir formularios para registrar datos en cada etapa del proceso.
  • Gestionar tareas: crear listas de tareas estándar y listas de verificación para distintas etapas del proceso y supervisar el progreso de las tareas en tiempo real.
  • Configurar flujos de trabajo: secuenciar las etapas de un proceso (como aprobación, revisión, etc.) y diseñar los flujos de proceso.
  • Acceder a controles/permisos: gestionar el acceso a datos por parte de individuos o grupos según su jerarquía o departamento.
  • Controlar el proceso de aprobación: gestionar las aprobaciones en distintas etapas. Las partes implicadas reciben una notificación cuando se generan solicitudes de aprobación.
  • Gestionar calendarios: supervisar las fechas límite de actividades y tareas con un calendario. Los usuarios pueden sincronizar esta información con soluciones de calendario como Outlook y Google Calendar.

Consideraciones a la hora de comprar software de gestión del flujo de trabajo (workflow)

  • Crear informes y analíticas: el software de gestión del flujo de trabajo (workflow) aligera la carga de trabajo de los directivos ofreciendo informes de rendimiento en tiempo real sobre las distintas etapas del proceso (como progreso, revisión y aprobación). Estos sistemas también pueden proporcionar información que facilite la mejora de los procesos ayudando a los usuarios a identificar cuellos de botella y eliminar las redundancias. Los informes generados por este software también supervisan y muestran el rendimiento individual y de los equipos, lo que ayuda a los gerentes a diseñar planes de formación. Tu empresa deberá definir claramente sus necesidades de creación de informes y analíticas y evaluar aquellas herramientas de gestión del flujo de trabajo (workflow) más adecuadas.
  • Diseñar formularios de tipo WYSIWYG: los datos de los procesos son el corazón de los sistemas de gestión del flujo de trabajo (workflow). Estos datos no solo garantizan la calidad de los resultados en cada paso, sino que también ofrecen a los usuarios información significativa para mejorar el rendimiento. Por ello, un registro de datos eficaz es de vital importancia en cualquier software de gestión del flujo de trabajo (workflow). Con las herramientas de diseño de formularios de tipo WYSIWYG ("lo que ves es lo que hay", por sus siglas en inglés), los usuarios pueden crear formularios con campos, fuentes, formatos y diseños personalizados. Esta funcionalidad también permite a los usuarios implementar lógica de procesos (por ejemplo, enviar un proceso automáticamente para su aprobación al seleccionar un formulario específico) y garantiza que se completen los campos obligatorios en cada etapa. Las empresas con capacidades de registro de datos insuficientes deben buscar sistemas de gestión del flujo de trabajo (workflow) que ofrezcan esta funcionalidad.